Bewerbermanagementsystem: Unterstützung für das Recruiting [inkl. Checkliste]

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Mit Bewerbermanagementsystemen organisierst du Bewerbungen, behältst den Überblick über laufende Prozesse und koordinierst die Kommunikation mit dem Bewerber. 

Excel-Tabellen und Listen mit Logins zu den verschiedenen Jobbörsen und Kommunikationstools sind damit passé. Die digitale Unterstützung im Recruiting durch Bewerbermanagementsysteme kommt bereits in vielen großen Unternehmen zum Einsatz.

Inhalt

Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Ein Bewerbermanagementsystem ist eine Technologie zur Verwaltung von Bewerbungen

Typische Aufgaben sind beispielsweise die Verbreitung von Stellenanzeigen, die Selektion von Bewerbungen oder die Koordination des Entscheidungsprozesses. Mit einem Bewerbermanagementsystem können Recruiter und Arbeitgeber also den Recruiting-Prozess steuern und teilweise automatisieren.

Erfahre hier mehr zum Bewerbermanagement, den Aufgaben und wie du einen optimalen Prozess gestalten kannst.

Weitere Tools und Begriffe im Bewerbermanagement

Weitere Begriffe für ein Bewerbermanagementsystem (BMS) sind zum Beispiel Applicant Tracking System (ATS) oder auch Recruiting Software. Je nach Anbieter werden unterschiedliche Bezeichnungen für das eigene Tool verwendet und unterschiedliche Funktionalitäten angeboten.

Der Teilbereich des Recruiting-Analytics ist zum Beispiel häufig in modernen Tools implementiert. Die Features ermöglichen es, den Bewerbungsprozess anhand der Daten auszuwerten und zu optimieren.

Darüber hinaus gibt es HR-Software. Diese beinhaltet im klassischen Sinne eher die Stammdatenpflege der Mitarbeiter, Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung. Dennoch bieten einige Anbieter von HR-Software zusätzliche Funktionen an, die beim Recruiting von Talenten unterstützen.

Dagegen kann ein Talent Management oder auch Talent Relationship System dem Ausbau von Beziehungen zu möglichen Kandidaten dienen. Die Funktionen können sich daher auch mit einem Bewerbermanagementsystem überschneiden. Es wird aber noch mehr Fokus auf den Kontaktaufbau gelegt. 

Als Talent Manager oder Recruiter kannst du zum Beispiel ein Netzwerk an Studenten aufbauen, die aktuell noch nicht auf dem Job-Markt verfügbar sind. Langfristig besteht aber das Potenzial, aus diesem Netzwerk Berufseinsteiger anzusprechen.

Kurz gesagt: Es gibt viele unterschiedliche Tools und Systeme, die dich unterstützen können. Nicht alle davon müssen zu dir und deinen Tätigkeiten im HR passen. Wir wollten dir zunächst einmal einen Überblick im Wirrwarr der Begriffe geben.

Obwohl alle Systeme separat laufen können, besteht auch die Möglichkeit diese zu integrieren und durch Schnittstellen zu verbinden – oder eben einzelne Tools zu nutzen.

5 entscheidende Vorteile von Bewerbermanagementsystemen

Überlegst du bereits ein Bewerbermanagementsystem einzusetzen, bist dir aber noch nicht sicher, ob es das Richtige für deine Zwecke ist? 

Das sind die Vorteile eines Bewerbermanagementsystems:

1. Zeit ist Geld:

Durch erfolgreiches Bewerbermanagement sparst du Zeit und Kosten bei der Personalbeschaffung. Dies liegt an der schnelleren Bearbeitung einzelner Bewerbungen mit dem Tool.

Stell dir vor: Alle Informationen an einem Platz, automatisierte Bestätigungsmails und Vorauswahl der Bewerber anhand deiner Kriterien.

So hat eine Studie zum Einsatz von Bewerbermanagementsystemen in deutschen Großunternehmen ergeben, dass der Wertbeitrag der Systeme hinsichtlich Zeit- und Kostenersparnis – unabhängig von der Größe der untersuchten Unternehmen – bestätigt wird.

Lediglich auf die Gesamtqualität der Bewerber hatte das jeweils eingesetzte Bewerbermanagementsystem keinen Einfluss.

Allerdings konnte die Qualität der Bewerberdaten und der Datenfluss verbessert werden.

2. Reichweite erhöhen:

Durch die Schnittstellen der Bewerbermanagementsysteme zu Recruiting-Kanälen können Stellenanzeigen stärker verbreitet werden. Müsstest du alle Kanäle selbst buchen und kontrollieren, wäre das ein riesiger Aufwand.

3. Communication is key!

Die schlussendliche Entscheidung für oder gegen den Bewerber wird erleichtert, da du und deine Kollegen euch viel besser austauschen könnt. Alle Informationen sind im Tool dokumentiert. Der Lebenslauf ist für alle zentral zugänglich. Notizen und Kommentare des gesamten Teams sind gesammelt.

Je nach System kannst du auch Erinnerungen für die einzelnen Ansprechpartner einrichten, Feedback zum Bewerber zu geben.

4. Candidate Experience verbessern:

Der Prozess für den Bewerber wird durch die One-Click-Bewerbung vereinfacht.

Zusätzlich verbessert die verkürzte Bearbeitungszeit und damit die schnellere Rückmeldung auf die Bewerbung und das Vorstellungsgespräch, die gesamte Erfahrung mit der Arbeitgebermarke.

5. Ein zusätzliches Asset:

Der Anbieter des Bewerbermanagementsystems liefert die Karriereseite für deine Webseite als Baustein mit. Das Ganze sollte optisch anpassbar an deine Employer Brand sein und liefert damit die beste User Experience für dich und den Nutzer.

Was kostet ein Bewerbermanagementsystem?

Eine hohe Anzahl an Bewerbungen ist ein Erfolg für die Personalbeschaffung. Wenn dann auch noch die richtigen Bewerber dabei sind, heißt das gleichzeitig ein Mitarbeiterwachstum für dein Unternehmen. Stellst du neue Kollegen für die eigene Abteilung ein, sind das möglicherweise auch mehr Personen, die mit dem Bewerbermanagementsystem arbeiten.

Damit sind auch die ersten drei Abrechnungsmodelle genannt:

  • Bezahlung nach Zahl der Mitarbeiter
  • Bezahlung nach Zahl der offenen Stellen
  • Bezahlung nach Anzahl der Recruiter

Die Kosten von Bewerbermanagement Software können demnach stark variieren. Neben solchen, die komplett kostenfrei sind, da sie beispielsweise als Open Source Software gemeinsam von Freiwilligen weiterentwickelt werden, gibt es Software-Anbieter, die bis zu einer Million jährlich verlangen.

Vergleichst du verschiedene Angebote, ist es zu empfehlen, dass du dir die einzelnen Abrechnungsmodelle anschaust und evaluierst. Befindet sich dein Unternehmen in einer starken Wachstumsphase, ist es weniger sinnvoll, einen Anbieter zu wählen, bei dem Kosten aufgrund des Wachstums schnell steigen.

Weitere Abrechnungsarten können die Bezahlung nach den angebotenen Features oder nach Monats- oder Jahrespauschale sein.

Wie du deinen Chef überzeugst, dass du ein Bewerbermanagementsystem brauchst

Unabhängig vom Bezahlplan benötigst du die Unterstützung vom Management bei der Implementierung des Bewerbermanagementsystems. Auch wenn es nichts kostet, werden interne Ressourcen benötigt und wachsende Teams sollten beim Bewerbungsprozess mit dir  zusammenarbeiten.

Schaue dir die aktuellen Bewerbungsprozesse an und identifiziere Pain Points bei denen dich das Bewerbungsmanagementsystem unterstützen kann. Beziehe deine Argumentation letztlich auf die übergeordneten Unternehmensziele und zeige, wie die schnelle Stellenbesetzung helfen kann, Projekte voranzubringen.

Um dein Management vom Bedarf nach einem Bewerbermanagementsystem schließlich zu überzeugen, solltest du dich gut mit den Anforderungen und Vorteilen beschäftigen.

Anforderungen Bewerbermanagementsystem: Diese Funktionen sollten erfüllt sein

Kein Leistungsangebot von zwei Anbietern ist gleich. Es gibt eine Reihe verschiedener Funktionen, die in den jeweiligen Bewerbermanagementsystemen enthalten sein können.

Der Vorteil dabei ist, du kannst dir die Software aussuchen, die am besten zu deinen Bedürfnissen und Anforderungen passt. Der Nachteil: In der Masse der Optionen musst du dir erstmal einen Überblick verschaffen.

Im Folgenden findest du eine umfangreiche Übersicht der Funktionen anhand des Bewerbermanagement-Prozesses. Diese kannst du nutzen und mit deinen internen Prozessen im Team abgleichen.

Daraus lässt sich für dich eine Anforderungsliste ableiten, die individuell auf dein Unternehmen zugeschnitten ist.

1. Bewerber suchen und finden / Stellenausschreibung:

  • Suchmaschinenoptimierung (SEO) für Stellenanzeigen: Bereits wenn du die Stellenanzeige erstellst, können dir Verbesserungen angezeigt werden, die zu einer besseren Auffindbarkeit der Anzeige für Suchmaschinen führen. Das kann beispielsweise durch die Eingabe eines SEO-Titels und der Meta-Beschreibung sein oder der Vorschlag passender Keywords.
  • Karriereseite: Ist ein Bewerbermanagementsystem mit dem Angebot einer eigenen Karriereseite ergänzt, die du in deine Webseite einbinden und an dein Design anpassen kannst, ist das definitiv ein Vorteil. Du kannst die erstellte Stellenanzeige direkt veröffentlichen und der Bewerber kann anhand von Filtern und Kategorien durch offene Positionen browsen.
  • Multiposting: Neben dem Einstellen auf der Karriereseite, wird deine veröffentlichte Stellenanzeige zeitgleich in einer Vielzahl von Recruiting-Kanälen geschaltet. Diese musst du nicht einzeln verwalten und kontrollieren. Das Ganze findet automatisiert statt und kann von dir – durch Auswahl bestimmter Kriterien – auf die jeweilige Zielgruppe angepasst werden.
  • Sourcing: Informationen werden aus Lebenslaufdatenbanken durch Algorithmen gefiltert. Auch soziale Medien, Businessnetzwerke und sogar Fachcommunities wie Github oder Stackoverflow können Quellen sein. Daraus lässt sich eine Datenbank an Talenten, der sogenannte Talent Pool, aufbauen. Aus diesem kannst du Stellen schneller nachbesetzen. Wenn du mehr darüber erfahren willst, schau dir dazu auch das Thema Active Sourcing an.

2. Bewerbung durchführen

One-Click-Bewerbung: Bewerber können mit einem Klick ihre Daten aus einem ihrer Profile eines Business-Netzwerks wie LinkedIn importieren.

Das beschleunigt die Bewerbung enorm und verringert die Absprungrate der Kandidaten. Im Bewerbermanagementsystem sind dann alle Bewerber direkt nach Kategorien, wie zum Beispiel Qualifikation, Name und vorherigen Arbeitgeber, filterbar.

3. Bewerbungseingang

  • CV Parsing: Wurde bei einer Bewerbung ein Lebenslauf zum Beispiel als PDF-Datei hochgeladen, können alle Daten aus dem Lebenslauf automatisch analysiert und herausgefiltert werden. Im System sind sie dann importiert und ebenfalls gesammelt filterbar.
  • Matching: Passende Kandidaten für eine Stelle werden vorgefiltert. Die sogenannten Auswahlsysteme prüfen die eingehenden Bewerbungen (teil-)automatisiert auf ihren Fit zum Stellenprofil. 
    • Bei einer Befragung zur Digitalisierung im Recruiting gaben Personalverantwortliche an, dass diese Systeme ihrer Meinung nach die Prozesse beschleunigen, vereinfachen und eine diskriminierungsfreie Bewerbervorauswahl fördern.
    • Auf der Kandidatenseite sind beinahe vier von zehn Kandidaten der Meinung, dass sie durch die digitalen Auswahlsysteme eine schnellere Rückmeldung vom Unternehmen erhalten. Auch über die Reduktion von Diskriminierung und die Chancenerhöhung im Bewerbungsprozess wurde nachgedacht. 
  • Kontaktaufnahme: Sowohl interne Kommunikation, als auch die mit dem Bewerber, wird in das Bewerbermanagementsystem eingebunden. Automatische Status-Updates, wie die Bestätigung zum Eingang der Bewerbung, gehen an den Bewerber. Doch Achtung: nicht jede automatische E-Mail verbessert direkt die Candidate Experience. Du solltest darauf achten, dass die Möglichkeit besteht, personalisierte E-Mails zu senden. 
  • Terminkoordination: Einige Tools ermöglichen die Integration des Kalenders von dir und deinen Kollegen. So kannst du dem Bewerber geeignete Terminvorschläge schicken und bei Zusage wird das Vorstellungsgespräch automatisch bei allen eingetragen.

4. Bewerberauswahl

  • Entscheidungsfindung: Mit den Kollegen kannst du dann über das Tool Informationen und Notizen zum Kandidaten austauschen. Die Entscheidungsfindung kann auch durch die Daten aus dem vorherigen Matching unterstützt werden.
  • Schnittstelle mit dem HR-System: Über Verknüpfung der Bewerbermanagement Software durch eine Schnittstelle mit dem HR-System werden die ersten relevanten Daten für den Personalfragebogen direkt übernommen.

Grundsätzliche Funktionen und technisches Können

  • Datenschutz: Wichtig ist, dass die Speicherung der Daten des Bewerbers nach der gesetzlichen Grundlage erfolgt. Besonders bei Anbietern aus anderen Ländern solltest du prüfen, inwieweit diese sich den Gesetzen des eigenen Landes entsprechend verhalten.  
  • Reporting: Durch fortgeschrittene Reporting-Module kannst du Auswertungen durchführen und den Recruiting-Prozess optimieren.
  • Support: Je nach Anbieter wird ein unterschiedliches Support-Level geboten. Wird dabei auf individuelle Anforderungen eingegangen? Gibt es Schulungen, Einweisungen und regelmäßige Updates für das Tool?
  • Technisches Setup: Derzeit liegen Dienstleister mit Software-as-a-Service (SaaS) stark im Trend. Dabei handelt es sich um Bewerbermanagementsysteme als Cloud-Lösungen, die nicht bei dir installiert werden müssen. Die Anwendung wird vom Anbieter betrieben und du greifst über das Internet darauf zu. 
  • Rollen und Rechte: Der Zugang für mehrere Nutzer ist von Vorteil, da du dann eben mit deinen Kollegen zu den einzelnen Kandidaten kommunizieren kannst. Ermöglicht das Bewerbermanagementsystem die Vergabe von verschiedenen Zugriffsebenen, kannst du verschiedenen Nutzern unterschiedlich viele Rechte geben. Das kann hilfreich hinsichtlich des Datenschutzes sein. Außerdem kann ein Ansprechpartner aus einer anderen Abteilung den Bewerber und seine Daten möglicherweise anschauen, nicht aber verändern oder im Bewerbungsprozess verschieben.
  • Responsiveness: Die Funktionalität der Software auf dem mobilen Endgerät sollte sowohl auf Seiten des Administrators beziehungsweise Recruiters, als auch auf Kandidatenseite gewährleistet sein. Vor allem im Bereich der Stellensuche nimmt die Nutzung des Smartphones gegenüber stark zu. Mehr als ein Viertel der Kandidaten bewerben sich sogar bereits über ein mobiles Endgerät. Dennoch wird die Bewerbung über den Laptop aktuell noch als weniger umständlich empfunden.  Mehr dazu erfährst du im Beitrag zu Mobile Recruiting.
  • Sprachen: Besonders in internationalen Unternehmen solltest du darauf achten, dass das Bewerbermanagementsystem mehrere Sprachen unterstützt

Checkliste zur Auswahl des passenden Bewerbermanagementsystems

Aus all diesen Funktionen kannst du dir die notieren, die für dich am relevantesten sind und in unserer Checkliste notieren. Anhand deines individualisierten Anforderungskatalogs kannst du dann verschiedene Bewerbermanagementsysteme anschauen und übersichtlich vergleichen.

Tipp: Achte bei der Anbieterauswahl auch auf die Zukunftsvision des Unternehmens und die Beständigkeit. Auch die Information, ob das Bewerbermanagementsystem das Hauptprodukt des Unternehmens ist, kann sinnvoll sein. 

Google hat mit seinem Bewerbermanagementsystem Google Hire zwei Jahre am Markt durchgehalten und sich dann für die Einstellung der Software entschieden. Alle Kunden können ihre Daten noch bis Ende der Laufzeit des Systems exportieren.

Du möchtest aber sicherlich in eine langfristige Lösung investieren.

Einen umfangreichen Vergleich moderner Bewerbermanagement Software anhand der vorgestellten Anforderungen findest du hier.

3 Key Takeaways

Bewerbermanagementsysteme sind als Tools geeignet für Recruiter und Personaler, um die Daten und alle Prozesse rund um die Bewerbung zu verwalten und zu steuern. 
Preislich können sich die unterschiedlichen Anbieter stark unterscheiden – von kostenfrei bis zu einer Million jährlich.
Eine Vielzahl an Funktionen vom Bewerbungseingang über die Auswahl bis zur Zusage hinweg, wird angeboten. Eine detaillierte Auseinandersetzung mit den eigenen Wünschen und dem Bewerbungsprozess ist zum Vergleichen der Tools notwendig.


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